1. PENDAHULUAN
Dalam Kamus Ilmiah Populer
bahwa yang di maksud dengan konsep adalah ide umum, pemikiran, rancangan atau
rencana dasar. Sedangkan Kegiatan adalah aktivitas yang sebelumnya telah
direncanakan untuk segera diselenggarakan sesuai yang telah ditentukan baik
waktu maupun keperluan lainnya. Jadi dapat kita ambil inti sari dari kedua kata
tersebut bahwa konsep kegiatan adalah rancangan umum yang sifatnya masih
general untuk dapat dijadikan agenda demi berjalannya roda organisasi sebagai
bukti eksisnya organisasi dalam sebuah lembaga tertentu.
2. PERSIAPAN KONSEP DALAM AGENDA ACARA
Biasanya sebelumnya akan
mengadakan sebuah acara baik yang sifatnya terbuka maupun tertutup tidak
terlepas dari sifat – sifat manajement diantaranya adalah POAC (Planning,
Organizinng, Actuating, dan Controling).
a)
Planning (Perencanaan)
Dalam Prof. Dr. Mujammil
Qomar “ bahwa planning merupakan salah satu prinsip-prinsip manajeman yang di
mana Islam pun mengajarkan dan menganjurkan untuk selalu berfikir progressif
sesuai yang tercantum dalam al-Qur’an Surat al-Hasr ayat 18
Artinya: “Hai orang-orang
yang beriman, bertakwalah kepada Allah dan hendaklah setiap diri memperhatikan
apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat), dan bertakwalah kepada
Allah, sesungguhnya Allah Maha Mengetahui apa yang kamu kerjakan”.
Mujammil Qomar dalam
kutipannya, Muhammad ‘Ali al-Shabuni berkata : yang dimaksud dengan “Waltandhur Nafsum maa Qaddamat lighadh” adalah hendaknya masing-masing individu
memerhatikan amal-amal sholeh apa
yang diperbuat untuk menghadapi hari kiamat. Ayat ini memberi pesan kepada
orang-orang yang beriman untuk memikirkan masa depan. Dalam bahasa managemen,
pemikiran masa depan yang dituangkan dalam konsep yang jelas dan sistematis ini
disebut perencanaan (Planning). Perencanaan ini sangat penting karena berfungsi
sebagai pengarah bagi kegiatan, target-target dan hasil-hasilnya di masa depan
sehingga apapun kegiatan yang dilakukan dapat berjalan dengan tertib.
Didalam
perencanaan ada beberapa yang harus diperhatikan diantaranya adalah prinsip
kerja efektif antara lain sebagai berikut : Pertama,
Jadwal (Kapan, Di mana, Apa yang harus dilakukan (persiapan), target kecepatan
(selesai)). Kedua, Sarana dan
Prasarana (Perlengkapan dan Tempat). Ketiga,
Kerjasama (Rapat konsolidasi/persiapan). Keempat,
Biaya (terkoordinir dan sistematis dalam pengeluaran).
Hal
yang sama dalam kaitannya dengan perencanaan diantaranya adalah rencana-rencana
yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana kerja atau
kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya bisa dilakukan
melalui rapat-rapat, seperti : rapat kerja, musyawarah internal atau rapat
panitia.
b)
Organizing (Pengorganisasian)
Sayyidina Ali pernah berkata
: “ Bahwa kebenaran yang tak terorganisir
dapat dikalahkan oleh kebathilan yang terorganisir”. Perkataan ini dapat
menginspirasikan seorang organisatoris dalam urgensi berorganisasi dan ancaman
pada kebenaran yang tidak terorganisir melalui langkah-langkah yang konkret dan
strategi-strategi yang mantap.
Yang dimaksud dengan
organisasi adalah penyusunan dan pengaturan bagian-bagian hingga menjadi suatu
kesatuan atau gabungan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Dari sisi wadah, organisasi memayungi managemen,
yang berarti organisasi lebih luas daripada managemen. Akan tetapi, dari sisi
fungsi, organisasi merupakan bagian dari fungsi managemen, yang berarti
organisasi lebih sempit daripada managemen.
Dalam hal pengeturan, unsur
yang perlu diperhatikan dan diwujudkan adalah
·
Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan
(relationship) antara organisasi / bagian / seksi yang satu dengan yang lain.
·
Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan tugas masing-masing bagian / seksi.
·
Bentuk koordinasi antar bagian dalam organisasi
·
Penataan dan pendataan arsip dan inventaris organisasi
c)
Actuating (Pelaksanaan)
Pelaksanaan kegiatan
dilakukan dengan penuh rasa tanggungjawab dan diperlukan kerjasama yang baik
antara pengurus dengan panitia kerja yang telah direkomendasikan atau
ditetapkan sesuai hasil musyawarah.
d)
Controling (Pengawasan)
Tugas organisasi ataupun
pimpinan organisasi yang tidak boleh terlewatkan adalah melakukan pengawasan
terhadap aktivitas organisasi ataupun realisasi kegiatan dan pengaturan
anggaran. Agar tugas / tanggungjawab pengawasan dapat dilaksanakan dengan
pertimbangan efektifitas dan efesiensi waktu maupun dana, maka dapat
dipertimbangkan faktor-faktor sebagai berikut :
·
Pembagian tugas pengawasan
·
Pendelegasian wewenang
·
Pembuatan rencana kegiatan dan anggaran serta realisasi
kegiatan dan anggaran
·
Pembukuan / dokumentasi atau kearsipan.
Dalam pembuatan agenda acara
diharus diperhatikan adalah poin – poin kinerja teknis organisasi diantaranya :
Ø Administrasi dan Kesekretariatan
v Absensi dan Pemateri / Dewan
juri
v Pembuatan Formulir
Pendaftaran
v Pembuatan surat menyurat : 1.
Pemberitahuan 2. Mohon Membuka dan Menutup 3. Mohon peminjaman gedung 4. Mohon
pencairan dana 5. Mohon bantuan dana 6. Mohon menjadi pemateri / Dewan Juri 7.
Mohon utusan peserta 8. Mohon peminjaman perlengkapan dll.
v Mengurus dan membuat tanda
terima (surat yang telah di sampaikan)
v Dan lain-lain yang berkaitan
dengan Administrasi dan Kestari.
Ø Acara
v Mengatur acara /
pengkondisian peserta
v Penanggungjawab pemateri / Dewan
Juri
v Mempersiapkan petugas acara :
Mc, Qori, drijen, do’a, teknisi proyektor, dan pembawa sambutan.
v Pemfitan sistematika acara
Ø Humas, Publikasi dan Dokumentasi
v Menempelkan brosur atau
pamplet
v Menyebarkan Undangan dan
surat permohonan
v Mendokumentasikan setiap
kegiatan / Fotografer acara
Ø Konsumsi
v Snack pembukaan dan penutup
v Snack pemateri dan dewan juri
v Makan panitia dan pemateri
atau peserta
Ø Perlengkapan dan Dekorasi
v Mempersiapkan bendera,
Bedrob, spanduk, tali, taplak meja, pas bunga, sound system dan microphon,
proyektor, serta tenda.
v Mengatur bangku, kursi dan
meja (dalam ruangan).
3. KESIMPULAN DAN PENUTUP
Dalam konsep kegiatan ini
masih banyak metode-metode lain yang dapat dijadikan sebagai sumber referency
atau bahan rujukan. Dengan adanya konsep kegiatan ini semoga dapat dijadikan
sebuah motivasi untuk selalu meningkatkan diri dalam berproses untuk menjadi
organisatoris yang baik, profersional dan mampu mengmbangkan ide-ide cemerlang
dalam membangun organisasi untuk mencapai sebuah tujuan yang lebih baik.
4. REFERENCY
Qomar Mujammil, Manajemen
pendidikan Islam, (Jakarta : Erlangga, 2007), hlm. 29-30.
KOHATI PB HMI, Pedoman
Administrasi dan Kesekretariatan KOHATI HMI, (Jakarta: 2008), hlm. 3-5.
Tim Prima Pena, Kamus
Ilmiah Populer, (Surabaya: Gitamedia Press, 2006), hlm 261 dan 349.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar