KONSEP MANAJEMEN KEGIATAN ORGANISASI

1.      PENDAHULUAN

Dalam Kamus Ilmiah Populer bahwa yang di maksud dengan konsep adalah ide umum, pemikiran, rancangan atau rencana dasar. Sedangkan Kegiatan adalah aktivitas yang sebelumnya telah direncanakan untuk segera diselenggarakan sesuai yang telah ditentukan baik waktu maupun keperluan lainnya. Jadi dapat kita ambil inti sari dari kedua kata tersebut bahwa konsep kegiatan adalah rancangan umum yang sifatnya masih general untuk dapat dijadikan agenda demi berjalannya roda organisasi sebagai bukti eksisnya organisasi dalam sebuah lembaga tertentu.

 

2.      PERSIAPAN KONSEP DALAM AGENDA ACARA

Biasanya sebelumnya akan mengadakan sebuah acara baik yang sifatnya terbuka maupun tertutup tidak terlepas dari sifat – sifat manajement diantaranya adalah POAC (Planning, Organizinng, Actuating, dan Controling).

a)   Planning (Perencanaan)

Dalam Prof. Dr. Mujammil Qomar “ bahwa planning merupakan salah satu prinsip-prinsip manajeman yang di mana Islam pun mengajarkan dan menganjurkan untuk selalu berfikir progressif sesuai yang tercantum dalam al-Qur’an Surat al-Hasr ayat 18

Artinya: “Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah kepada Allah dan hendaklah setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat), dan bertakwalah kepada Allah, sesungguhnya Allah Maha Mengetahui apa yang kamu kerjakan”.            

Mujammil Qomar dalam kutipannya, Muhammad ‘Ali al-Shabuni berkata : yang dimaksud dengan “Waltandhur Nafsum maa Qaddamat lighadh”  adalah hendaknya masing-masing individu

memerhatikan amal-amal sholeh apa yang diperbuat untuk menghadapi hari kiamat. Ayat ini memberi pesan kepada orang-orang yang beriman untuk memikirkan masa depan. Dalam bahasa managemen, pemikiran masa depan yang dituangkan dalam konsep yang jelas dan sistematis ini disebut perencanaan (Planning). Perencanaan ini sangat penting karena berfungsi sebagai pengarah bagi kegiatan, target-target dan hasil-hasilnya di masa depan sehingga apapun kegiatan yang dilakukan dapat berjalan dengan tertib.

            Didalam perencanaan ada beberapa yang harus diperhatikan diantaranya adalah prinsip kerja efektif antara lain sebagai berikut : Pertama, Jadwal (Kapan, Di mana, Apa yang harus dilakukan (persiapan), target kecepatan (selesai)). Kedua, Sarana dan Prasarana (Perlengkapan dan Tempat). Ketiga, Kerjasama (Rapat konsolidasi/persiapan). Keempat, Biaya (terkoordinir dan sistematis dalam pengeluaran).

            Hal yang sama dalam kaitannya dengan perencanaan diantaranya adalah rencana-rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana kerja atau kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya bisa dilakukan melalui rapat-rapat, seperti : rapat kerja, musyawarah internal atau rapat panitia.     

b)   Organizing (Pengorganisasian)

Sayyidina Ali pernah berkata : “ Bahwa kebenaran yang tak terorganisir dapat dikalahkan oleh kebathilan yang terorganisir”. Perkataan ini dapat menginspirasikan seorang organisatoris dalam urgensi berorganisasi dan ancaman pada kebenaran yang tidak terorganisir melalui langkah-langkah yang konkret dan strategi-strategi yang mantap.

Yang dimaksud dengan organisasi adalah penyusunan dan pengaturan bagian-bagian hingga menjadi suatu kesatuan atau gabungan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.  Dari sisi wadah, organisasi memayungi managemen, yang berarti organisasi lebih luas daripada managemen. Akan tetapi, dari sisi fungsi, organisasi merupakan bagian dari fungsi managemen, yang berarti organisasi lebih sempit daripada managemen. 

Dalam hal pengeturan, unsur yang perlu diperhatikan dan diwujudkan adalah

·           Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan (relationship) antara organisasi / bagian / seksi yang satu dengan yang lain.

·           Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan  tugas masing-masing bagian / seksi.

·           Bentuk koordinasi antar bagian dalam organisasi

·           Penataan dan pendataan arsip dan inventaris organisasi

c)    Actuating (Pelaksanaan)

Pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan penuh rasa tanggungjawab dan diperlukan kerjasama yang baik antara pengurus dengan panitia kerja yang telah direkomendasikan atau ditetapkan sesuai hasil musyawarah.

d)   Controling (Pengawasan)

Tugas organisasi ataupun pimpinan organisasi yang tidak boleh terlewatkan adalah melakukan pengawasan terhadap aktivitas organisasi ataupun realisasi kegiatan dan pengaturan anggaran. Agar tugas / tanggungjawab pengawasan dapat dilaksanakan dengan pertimbangan efektifitas dan efesiensi waktu maupun dana, maka dapat dipertimbangkan faktor-faktor sebagai berikut :

·           Pembagian tugas pengawasan

·           Pendelegasian wewenang

·           Pembuatan rencana kegiatan dan anggaran serta realisasi kegiatan dan anggaran

·           Pembukuan / dokumentasi atau kearsipan.

Dalam pembuatan agenda acara diharus diperhatikan adalah poin – poin kinerja teknis organisasi diantaranya :

Ø  Administrasi dan Kesekretariatan

v  Absensi dan Pemateri / Dewan juri

v  Pembuatan Formulir Pendaftaran

v  Pembuatan surat menyurat : 1. Pemberitahuan 2. Mohon Membuka dan Menutup 3. Mohon peminjaman gedung 4. Mohon pencairan dana 5. Mohon bantuan dana 6. Mohon menjadi pemateri / Dewan Juri 7. Mohon utusan peserta 8. Mohon peminjaman perlengkapan dll.

v  Mengurus dan membuat tanda terima (surat yang telah di sampaikan)

v  Dan lain-lain yang berkaitan dengan Administrasi dan Kestari.

Ø  Acara

v  Mengatur acara / pengkondisian peserta

v  Penanggungjawab pemateri / Dewan Juri

v  Mempersiapkan petugas acara : Mc, Qori, drijen, do’a, teknisi proyektor, dan pembawa sambutan.

v  Pemfitan sistematika acara

Ø  Humas, Publikasi dan Dokumentasi

v  Menempelkan brosur atau pamplet

v  Menyebarkan Undangan dan surat permohonan

v  Mendokumentasikan setiap kegiatan / Fotografer acara

Ø  Konsumsi

v  Snack pembukaan dan penutup

v  Snack pemateri dan dewan juri

v  Makan panitia dan pemateri atau peserta

Ø  Perlengkapan dan Dekorasi

v  Mempersiapkan bendera, Bedrob, spanduk, tali, taplak meja, pas bunga, sound system dan microphon, proyektor, serta tenda.

v  Mengatur bangku, kursi dan meja (dalam ruangan). 

  

3.      KESIMPULAN DAN PENUTUP

Dalam konsep kegiatan ini masih banyak metode-metode lain yang dapat dijadikan sebagai sumber referency atau bahan rujukan. Dengan adanya konsep kegiatan ini semoga dapat dijadikan sebuah motivasi untuk selalu meningkatkan diri dalam berproses untuk menjadi organisatoris yang baik, profersional dan mampu mengmbangkan ide-ide cemerlang dalam membangun organisasi untuk mencapai sebuah tujuan yang lebih baik.

4.      REFERENCY

Qomar Mujammil, Manajemen pendidikan Islam, (Jakarta : Erlangga, 2007), hlm. 29-30.

KOHATI PB HMI, Pedoman Administrasi dan Kesekretariatan KOHATI HMI, (Jakarta: 2008), hlm. 3-5.

Tim Prima Pena, Kamus Ilmiah Populer, (Surabaya: Gitamedia Press, 2006), hlm 261 dan 349.

---

                [1] Konsep ini di sampaikan pada Up Grading HMI Komisariat Fak. Tarbiyah IAIN Raden Fatah Palembang semoga dapat dijadikan pedoman dalam mempersiapkan acara.

                [2] Penulis adalah salah satu Ketua Umum HMI Komisariat Fak. Tarbiyah Periode 1430-1431 H/ 2009-2010 M juga sebagai pengurus diberbagai organisasi baik intra maupun ekstra kampus. Dengan motto “ Kebersamaan Adalah Segala-Galanya Bagi-Ku”

INDONESIA KU BERSEDIH

RENUNGAN UNTUK BERSAMA.........

            Sudah setengah abad lebih (Enam Puluh Lima) tahun negara kita merdeka, sungguh luar biasa dan patut kita syukuri bahwa selama ini negeri kita telah bebas dari para penjajahan Belanda dan Jepang serta terlepas dari krisis moneter 98 yang menerpa negara kita. Akan tetapi semua prestasi itu rasanya luntur dan hangus seperti dilanda angin yang entah kemana tanpa kita ketahui, karena dalam beberapa hari ini hampir setiap bulan, negeri kita telah dilanda bencana alam. Belum lagi segala permasalahan baik dalam bidang pendidikan, ekonomi, maupun politik telah menerkam Bangsa ini. Sungguh ironi sekali, apakah ini semua ujian yang datang dari Tuhan Yang Maha Esa??? Ataukah ini semua adalah peringatan atau bahkan Laknat dari Tuhan Yang Maha Esa terhadap pemimpin kita saat ini yang dzolim terhadap rakyatnya, kita tahu bahwa kemiskinan merajalela, korupsi, prostitusi manusia, perbatasan laut, pertengkaran antar elit politik bahkan moralitas anak bangsa telah terdegradasi dan masih banyak lagi permasalahan-permasalahan yang belum terselesaikan. Inilah catatan-catatan terakhir yang telah terjadi di negeri ini.

            Benarkah dunia ini tak bersahabat lagi dengan manusia, karena perbuatan manusia itu sendiri ataukah Tuhan Yang Maha Esa tak mau lagi melihat adanya manusia di muka bumi ini??? Astagfirlullah hal ‘Adiim............

            Semua pertanyaan dan pernyataan yang diatas dapat kita renungi bersama, kita sebagai kaum intelektual dan kader bangsa dan umat yang selalu senantiasa menjunjung tinggi nilai-nilai kebangsaan. Marilah kita berdoa bersama – sama untuk bangsa kita, semoga bangsa kita dapat terlepas dari segala bencana dan semoga pemimpin-pemimpin kita dapat sadar akan segala permasalahan di negeri ini, sehingga dapat meningkatkan kinerjanya kearah yang lebih baik untuk bangsa dan negara, bukan untuk kepentingan partainya bahkan bukan pula untuk kepentingan pribadinya. Dan semoga para korban bencana dapat diberikan kesabaran atas segala musibah yang telah menerpanya. Aamiin.

            Ya Allah ampunilah dosa kami dan dosa kedua Orang Tua kami serta dosa para pemimpin dan syuhada Kami.

            Ya Allah, jadikanlah bangsa ini, bangsa yang cintai damai, bangsa yang terbebas dari bencana yang selalu menimpa negeri ini. Dan jadikanlah bangsa ini, bangsa yang lebih memprioritaskan prestasi dari pada kepentingan pribadi sesaat.

            Ya Allah, berikanlah kekuatan untuk pemimpin-pemimpin kami, semoga mereka selalu senantiasa memikirkan rakyatnya secara ikhlas bukan hanya untuk mencari simpatik ketika untuk dipilih saja. Dan semoga engkau memberikan tawakkal kepada mereka untuk selalu berdo’a dan berlindung kepada engkau sebagai Tuhan semesta alam. Aamiin Ya Rabbal Alamin. 

                                                                                               

TEKNIK PERSIDANGAN HMI

A.      Pendahuluan

Setiap persekutuan (perkumpulan) dua orang atau lebih yang bekerja  sama untuk mencapai tujuan bersama dan terikat dalam suatu ikatan hirarkis, di mana senantiasa terdapat hubungan antar sesama (atasan dan bawahan) disebut organisasi. Karena itu, secara hirarkis organsasi merupakan wadah kegiatan administrasi. Manajemen dan proses antar personil yang ada didalamnya.

Dalam melaksanakan seluruh aktivitasnya, sebagai upaya untuk mencapai tujuan yang bersama organisasi itu, senantiasa bertitik tolak pada peraturan-peraturan (hasil keputusan musyawarah) yang telah ditanamkan dalam organisasi dan dijiwai oleh seluruh anggotanya. Keputusan-keputusan yang diambil dalam persidangan tentunya merupakan kebijaksanaan organisasi yang harus ditaati oleh anggotanya.

Penguasaan tata cara persidangan merupakan pengetahuan yang semestinya dimiliki oleh setiap pemimpin maupun anggota organisasi, karena persidangan akan melahirkan keputusan-keputusan merupakan faktor dominan dalam menentukan laju organisasi, bahkan pemerintahan dan kehidupan masyarakat banyak. Selain itu, persidangan dalam segala aspeknya merupakan hal yang harus senantiasa diperhatikan, manakala suatu organisasi yang tidak mau terjebak oleh keputusan-keputusan yang kaku atau mungkin merugikan orang banyak.

B.       Teknik persidangan

a.    Pengertian Persidangan

Sidang adalah pertemuan formal suatu organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan.

 

b.    Macam-Macam Sidang

Ditinjau dari segi pesertanya (Instansi Pengambilan keputusan) Sidang, Sebagai Berikut:

·      Sidang Pleno

·      Sidang Komisi

·      Sidang Sub Komisi

Sidang ditinjau dari struktur (Jabatan) organisasi terbagi menjadi beberapa macam antara sebagai berikut:

·      Kongres / Muktamar / Munas / Mubes

·      Musyawarah Daera (MUSDA)

·      Konferensi

·      Rapat Tahunan Anggota

·      Rapat Kerja

·      Rapat Presidium

c.         Syarat-Syarat / Unsur-Unsur Persidangan

·         Tempat / Ruang sidang

·         Waktu sidang

·         Acara sidang

·         Peserta sidang

·         Perlengkapan sidang

·         Tata tertib sidang

·         Pimpinan dan sekretaris sidang

·         Kesimpulan/ keputusan sidang

-            Tempat Sidang

Sebagai pertemuan formal, sidang memerlukan tempat yang memadai, agar sidang berjalan dengan lancer dan tertib, serta tujuan yang dikehendaki dapat tercapai. Karena itu, persyaratan di bawah ini perlu mendapat perhatian, seperti:

        Tempat yang representative (ruangannya luas)

        Ruangan harus bersih dan sehat

        Keamanan harus terjamin serta tersedia saran pengunjung lainnya.

-            Waktu Sidang

Sebelum sidang dilaksanakan, faktor waktu sudah menjadi pertimbangan. Karena itu, disiplin waktu bagi semua pihak (majelis sidang) merupakan salah satu faktor yang turut menentukan kelancaran tercapainya tujuan dalam sidang.

Oleh sebab itu, waktu sidang hendaknya ditentukan sebaik mungkin, sehingga tidak memberatkan dan menjenuhkan para peserta sidang, seperti lamanya sidang, waktu istirahat, waktu sholat, dan lain sebagainya.     

-            Perlengkapan Sidang

Dalam melaksanakan persidangan, yang harus diperhatikan adalah beberapa perlengkapan yang sering dilakukan dalam persdiangan antara lain sebagai berikut:

        Palu Sidang

        Kursi dan Meja Sidang

        Podium

        Pengeras Suara dan lain-lain

-            Tata Tertib Sidang

Agar acara persidangan berjalan dengan lancar, maka diperlukan tata tertib yang mendukung terciptanyakelancaran tersebut. Dengan demikian perlu disusun tata tertib yang menyangkut:

        Hak dan kewajiban peserta sidang

        Peraturan mengenai keputusan sidang

        Peraturan hak suara dalam persidangan

        Peraturan pemilihan pemimpin siding dan sebagainya

-            Pimpinan dan Sekretaris Sidang

Pimpinan sidang adalah salah seorang yang memimpin jalannya persidangan, dan dipilih dari dan oleh pengurus serta anggota. Sehingga sukses tidaknya sebuah persidangan tergantung dengan pimpinan sidang yang memimpin persidangan. Oleh karena itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan sidang, antara lain  sebagai berikut:

§   Mengarahkan sidang dalam menyelesaikan masalah

§   Menjelaskan masalah yang akan dibahas

§   Memberikan kesempatan kepeda para peserta untuk  menyampaikan pendapat atau gagasan serta menyalurkan aspirasinya

§   Peka terhadap masalah yang  berkembang

§   Tidak mudah terpancing (emosional) dan tidak memaksakan kehendaknya

§   Menyimpulkan dan menjelaskan hasil-hasil keputusan yang diambil serta mengusahakan untuk mendapat kesepakatan dalam pengambilan keputusan

Sedangkan sekretaris/notulen adalah seorang yang bertugas mencatat semua hasil rekomendasi maupun keputusan yang dihasilkan dalam persidangan dan segala hal yang menyangkut dalam persidangan seperti peninjauan kembali, atau hal-hal lain yang urgen untuk dibahas dalam persidangan.    

Syarat-syarat pimpinan sidang

·           Mempunyai sikap leadership

·           Mempunyai pengetahuan yang cukup

·           Bijaksana dan bertanggung jawab

·           Peka terhadap situasi dan cepat untuk mengambil inisiatif dalam situasi kritis 

Sikap Pimpinan Sidang

§   Simpatik dan menarik

§   Disiplin

§   Sopan dan hormat dalam kata-kata dan perbuatan

§   Bersikap adil dan bijaksana terhadap peserta

§   Menghargai pendapat orang lain (peserta)

Sebab-Sebab menjadi Pimpinan Sidang

·           Karena jabatan atau kedudukan

·           Hasil rekomendasi dan keputusan pengurus harian/presidium

·           Di pilih oleh peserta siding

-            Keputusan Sidang/Kesimpulan

Keputusan atau kesimpulan sidang merupakan hasil dari seluruh proses dan pelaksanaan persidangan setelah diformulasikan dari semua pendapat peserta sidang yang kemudian disepakati bersama. Dan keputusan inilah yang kemudian dijadikan bahan atau landasan bagi anggota organisasi dalam pengembangannya.  

d.             Pengambilan Keputusan

Agar keputusan tidak bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, maka keputusan harus diambil dengan jalan musyawarah dan mufakat. Karena itu langkah-langkah untuk mengambil keputusan bisa dilakukan dengan sistem demokrasi (suara terbanyak), prinsip aklamasi dan berdasarkan kompromi (Lobying), yaitu dimana para peserta dan pimpinan sidang terdapat kesepakatan. Untuk mengacu kearah prinsip-prinsip diatas, dalam siding dilakukan proses :

·           Kualifikasi            : Saling menyatakan pendapat diantara peserta

·           Interpretasi           : Penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan

·           Motivikasi            : penggunaan alasan yang logis

·           Integrasi   : Pernyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan yang dapat diterima oleh peserta sidang, serta dijadikan sebagai keputusan sidang  

e.     Move-Move Persidangan

Dalam persidangan bisa muncul move-move yang dapat meramaikan persidangan, bahkan digunakan sebagai alat untuk memenangkan siding, seperti:

a.         Schorsing (Penundaan) untuk sementara atau dalam waktu tertentu

b.         Lobying (obrolan-obrolan) antara peserta dan pimpinan sidang dalam waktu tertentu, untuk mencari kesesuaian paham yang tidak dapat diambil dalam persidangan. Kedua poin ini juga dilakukan apabila dalam persidangan mengalami jalan buntu, atau peserta sidang mengalami kelelahan maka dilakukan schorsing.

c.         Interuption (Memotong pembicaraan)    

Dalam persidangan, sering terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari seorang peserta terhadap peserta lainnya atau pimpinan sidang sekalipun.  Dalam upaya inilah digunakan istilah “intrupsi” yang pada hakekatnya meminta kesempatan untuk berbicara. Ada empat istilah intrupsi yang sering berkembang dalam setiap persidangan, yaitu:

a.         Interruption poin of order (meminta kesempatan untuk berbicara). Istilah ini digunakan oleh peserta sidang manakala yang di intrupsi, baik peserta atau pimpinan sidang, dipandang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari masalah yang dibicarakan.

b.         Interruption poin of information (meminta atau memberikan penjelasan), Pemotongan seperti ini dapat dilakukan peserta terhadap peserta lain atau pimpinan sidang, untuk diberikan atau memberikan informasi sebagai pelengkap dari apa yang telah disampaikan.

c.         Interruption poin of clarification (minta diperjelas), hal ini dilakukan untuk memperjelas masalah, agar tidak terjadi perdebatan pendapat yang menajam dalam persidangan.

d.        Interruption poin of personal prevelage (permintaan untuk pembersihan nama).

               

f.     Prosedur Dan Contoh Dalam Pengetukan Palu

Dalam persidangan, palu sidang mempunyai peranan penting untuk kelancaran sidang. Mulai dari penempatan, pemegangan sampai pada penggunaan / ketukannya pula mempunyai etika sendiri, apabila salah menggunakan atau mengetukan palu sidang bisa mengakibatkan ketegangan-ketegangan diantara audien yang ada. Adapun penggunaan atau ketukan-ketukan palu sidang adalah sebagai berikut:

v  Satu kali (1x) ketukan digunakan untuk :

1.    Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang

2.    Mengesahkan keputusan poin per-poin

3.    Memberikan perhatian peserta sidang untuk tidak gaduh

4.    Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 1x15 menit

5.    Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

Contoh dalam menggunakan palu antara lain sebagai berikut:

Ø  Menerima dan Menyerahkan Pimpinan Sidang

Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… palu sidang saya terima, ketuk palu 1x (tok,,,,,) kemudian mengucapkan salam. Atau dengan mengucapkan lafadz Alhamdllah………… palu sidang saya serahkan kepada pimpinan siding/presidium sidang yang lain, ketuk palu 1x (tok,,,,).

Ø  Mengesahkan keputusan poin per-poin

Apakah sepakat / setuju didalam forum sidang ini tidak boleh merokok. Apabila peserta menyatakan sepakat / setuju maka ketuk palu 1x (tok…..).

Ø  Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 1x15 menit

Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… sidang saya schor / Schorsing saya buka selama 1x15 menit dari pukul…… s/d pukul….. ketuk palu 1x (tok,,,,). Atau dengan mengucapkan lafadz Alhamdllah………… Schorsing saya tutup , ketuk palu 1x (tok,,,,).

v  Dua kali (2x) atau Tiga kali (3x) ketukan digunakan untuk :

1.    Membuka/menutup sidang atau acara sidang

2.    Mengambil keputusan dan mengesahkan hasil sidang akhir secara keseluruhan

3.    Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 2x15 atau 2x30 menit.

Contoh dalam menggunakan palu antara lain sebagai berikut:

Ø   Membuka/Menutup Sidang atau acara sidang

Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… sidang / acara pada hari, tanggal, dan Tema saya nyatakan resmi dibuka, ketuk palu 3x (tok, tok, tok,,,) kemudian mengucapkan salam. Atau dengan mengucapkan lafadz Alhamdllah………… sidang / acara………, resmi saya nyatakan ditutup. Ketuk palu 3x (tok, tok, tok,,,,).

Ø   Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 2x15 atau 2x30 menit.

Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… sidang saya schor / Schorsing saya buka selama 2x15 atau 2x30 menit dari pukul…… s/d pukul….. ketuk palu 2x (tok,tok,,,). Atau dengan mengucapkan lafadz Alhamdllah………… Schorsing saya tutup , ketuk palu 2x (tok,tok,,,).